Документированная информация
Стандарты на системы менеджмента требуют от организаций разрабатывать и поддерживать определенный набор «документированной информации».
Согласно ИСО 9000:2015:
«Документированная информация это информация, которая должна управляться и поддерживаться организацией, и носитель, который ее содержит».
Термин «документированная информация» заменил ранее используемые в стандартах термины «документ», «документированная процедура», «запись».
Основной причиной изменения терминологии является развитие информационной среды, появление новых носителей информации.
Носитель информации должен позволить эту информацию сохранить и обеспечить к ней доступ соответствующих пользователей. Помимо традиционного бумажного носителя широко применяются различные электронные носители: компьютерные файлы, базы данных…
Стандарты на системы менеджмента требуют наличия в системе менеджмента двух видов документов:
1. «Руководящие документы», описывающие «что и каким образом необходимо сделать в будущем». К таким документам относятся: стандарты, положения, регламенты, методики, инструкции, приказы, распоряжения, политики, планы, программы…..
На необходимость обязательного руководящего документа в стандарте указывает фраза «Организация должна разрабатывать, актуализировать и применять документированную информацию».
2. «Отчетные документы», описывающие «что сделано и какие результаты достигнуты». В редакциях стандартов, выпущенных до 2015 года, такие документы назывались «записями».
На необходимость обязательного отчетного документа в стандарте указывает фраза «Организация должна регистрировать и сохранять документированную информацию».
Подсказку, в каких конкретно пунктах международных стандартов содержатся требования к наличию обязательной документированной информации, можно найти в файле «Документированная информация».
Особенность управления руководящими документами состоит в том, что большинство этих документов периодически пересматриваются и в них вносятся изменения. Важно обеспечить, чтобы версии документов были соответствующим образом идентифицированы, и чтобы был обеспечен доступ пользователей к актуальным версиям документов.
В отчетные документы изменения не вносятся. В них фиксируются достигнутые результаты. Важно идентифицировать отчетный документ, чтобы было понятно к какому моменту времени он относятся, чтобы через определенный промежуток времени документ можно было найти и использовать в качестве свидетельства выполнения требований или в качестве исходной информации для анализа данных.
Н.А.Шичков
19.04.2021