Документированная информация

Стандарты на системы менеджмента требуют  от организаций разрабатывать и поддерживать определенный набор «документированной информации».

Согласно  ИСО 9000:2015:

«Документированная информация  это информация, которая должна управляться и поддерживаться организацией, и носитель, который ее содержит».

Термин «документированная информация» заменил ранее используемые в стандартах термины «документ», «документированная процедура», «запись».

Основной причиной изменения терминологии  является развитие информационной среды, появление новых носителей информации.

Носитель информации должен позволить эту информацию  сохранить и обеспечить к ней доступ соответствующих пользователей. Помимо традиционного бумажного носителя широко применяются различные электронные носители: компьютерные файлы, базы данных…

Стандарты на системы менеджмента требуют наличия в системе менеджмента двух видов документов:

1. «Руководящие документы», описывающие «что и каким образом необходимо сделать в будущем». К таким документам относятся: стандарты, положения, регламенты, методики, инструкции, приказы, распоряжения, политики, планы, программы…..

На необходимость  обязательного руководящего документа в стандарте указывает фраза «Организация должна разрабатывать, актуализировать и применять документированную информацию».

2. «Отчетные документы», описывающие «что сделано и какие результаты достигнуты».  В редакциях стандартов, выпущенных до 2015 года, такие документы назывались «записями».

На необходимость обязательного отчетного документа в стандарте указывает фраза «Организация должна регистрировать и сохранять документированную информацию».

Подсказку, в каких конкретно пунктах международных стандартов содержатся требования к наличию обязательной документированной информации, можно найти в файле  «Документированная информация».

Особенность управления руководящими документами состоит в том, что большинство этих документов периодически пересматриваются и в них вносятся изменения. Важно обеспечить, чтобы версии документов были соответствующим образом идентифицированы, и чтобы был обеспечен доступ пользователей к актуальным версиям документов.

В отчетные документы изменения не вносятся. В них фиксируются достигнутые результаты. Важно идентифицировать отчетный документ, чтобы было понятно к какому моменту времени он относятся, чтобы через определенный промежуток времени документ можно было найти и использовать в качестве свидетельства выполнения требований или в качестве исходной информации для анализа данных.